Recepcja to miejsce, na którym powinieneś się skupić, jeśli chodzi o pierwsze wrażenie. Oczywiście, każda inna część biura ma znaczenie, ale to jest pierwszy osobisty kontakt z Twoim miejscem pracy.

Pierwsze wrażenie ma znaczenie. Jesteśmy wzrokowcami i myślimy o tym, jak dana usługa lub produkt będzie wyglądać. Na przykład, jeśli w recepcji panuje bałagan, automatycznie zakładamy, że całe doświadczenie z daną firmą będzie takie samo. Za wszelką cenę unikaj tych negatywnych założeń!

Istnieje wiele różnych układów i pomysłów na nowoczesną recepcję, ale w ostatecznym rozrachunku powrót do podstaw i myślenie o etykiecie to pewny wygrany.

- Podstawowa czystość jest kluczem! - Utrzymuj swoją recepcję w czystości i porządku przez cały czas. Upewnij się, że śmieci nie leżą w pobliżu, że kosze są regularnie opróżniane, że wszelkie ślady lub rozlane płyny na podłodze są szybko sprzątane, a recepcja nie jest zastawiona teczkami i tacami. Wszystko powinno być uporządkowane, aby nie rzucało się w oczy i wyglądało bardziej profesjonalnie.

- Kwestie poufności - Wspomnieliśmy już o utrzymywaniu porządku na biurkach, ale oznacza to również trzymanie wszelkich poufnych informacji z dala od ciekawskich oczu. W recepcji nie powinny znajdować się żadne poufne pliki ani dokumenty.

- Ułatwienie procesu - Niezależnie od tego, czy recepcja jest duża, czy mała, należy zadbać o to, aby goście wiedzieli, co powinni zrobić po wejściu do niej. Na przykład, jeśli w recepcji znajduje się ekran do meldowania się, umieść go tuż przed drzwiami. Jeśli goście muszą udać się do recepcji, aby poinformować Cię o swojej obecności, ustaw biurko w widocznym miejscu i umieść znak informujący ich o tym, co mają zrobić. Utrudnianie tego procesu tylko po to, aby zestresować gości, zanim jeszcze usiądą!

- Wyjaśnij , gdzie znajdują się toalety - Umieść znaki informujące gości, gdzie znajdują się łazienki, aby nie musieli pytać. Niektórzy ludzie czują się zakłopotani, a nawet nieśmiało pytają, gdzie są toalety, więc usuń tę niezręczność i umieść kilka znaków.

- Stylowy wystrój, ale nie przytłaczający - Istnieje wiele rozwiązań w zakresie mebli biurowych, które idealnie nadają się do recepcji. Recepcja musi wyglądać imponująco, ale musi też być przyjazna. Recepcja, która jest tak nowoczesna, że wygląda, jakby nie pasowała do przestrzeni kosmicznej, nie jest przyjazna!

- Poczęstuj gości napojami - Miej w widocznym miejscu ekspres do kawy i wodę dla gości, którzy mogą chcieć się napić w oczekiwaniu na wizytę. Możesz zaproponować, że sam je przygotujesz (jeśli masz małą i cichą przestrzeń) lub możesz wskazać im kierunek i powiedzieć: "Zapraszamy do częstowania się...". Upewnij się też, że w strategicznych miejscach znajdują się kosze na śmieci.

- Zadbaj o wygodę gości - To oczywiste, że meble w recepcji powinny być wygodne. Unikaj twardych krzeseł, a zamiast tego pomyśl o sofach lub fotelach z poduszkami. Można również umieścić stojak na płaszcze i miejsce do przechowywania parasoli. Dobrze jest też unikać silnie pachnących odświeżaczy powietrza, ponieważ mogą one powodować kichanie lub bóle głowy.

- Miej pod ręką materiały do czytania - Bez względu na to, jak długo goście będą czekać, zadbaj o to, aby na stołach leżały czasopisma, gazety i literatura firmowa. Dbaj o to, aby były one zawsze uporządkowane i aktualne.

- Etykieta dotycząca telewizji i muzyki - Jeśli w recepcji znajduje się telewizor lub gra muzyka, należy zachować ciszę. Jeśli chodzi o muzykę, należy również zwracać uwagę na jej rodzaj. Dobrym pomysłem na telewizję jest nadawanie wiadomości, ponieważ goście mogą je łatwo oglądać i być na bieżąco podczas oczekiwania.

- Obsługa z uśmiechem! - Oczywiście recepcjonista powinien być również uprzejmy, uważny, pomocny i uśmiechać się za każdym razem, gdy ktoś wchodzi do recepcji. To rozumie się samo przez się! Recepcjonista powinien również czuć się komfortowo na swoim krześle recepcyjnym, aby mógł wykonywać swoją pracę bez grymasów bólu, gdy siedzi przez dłuższy czas.

Spełnienie tych wymagań z pewnością stworzy ciepłą, przyjazną i imponującą recepcję dla gości. Od tego momentu do Ciebie należy zachwycenie ich tym, co sprzedajesz, czy to produktem, czy usługą.

Czy byłeś ostatnio w jakiejś szczególnie imponującej recepcji? Co sprawiło, że tak się wyróżniają?